Año 8, número 6 |
H. Puebla de Zaragoza a 5
de abril de 2005 |
Una experiencia de cooperación
archivística en México
Gustavo Villanueva Bazán *
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on auspicio de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (anuies), del 6 al 8 de abril del presente año, en la Ciudad de México, se efectuarán las V Jornadas Archivísticas. Para contribuir al debate central de dichas jornadas se publica un trabajo de Villanueva Bazán, experto en la materia a tratar.
Me toco elaborar y exponer la presente ponencia, que es un trabajo de los miembros del grupo coordinador de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (renaies) a quienes menciono:
Teresa Matabuena (Universidad Iberoamericana); Celia Ramírez
López (Universidad Nacional Autónoma de México; Arturo Valencia Ramos
(Universidad de Sonora); Gustavo Villanueva Bazán (Universidad Nacional Autónoma
de México); Alfonso Yáñez Delgado (Benemérita Universidad Autónoma de Puebla)
En paz con mi conciencia, presento el trabajo siguiente:
Archivos de Instituciones de Educación Superior **
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n febrero de 1999, en el marco del i Encuentro Iberoamericano de Archivos Universitarios. Tradición, presente y futuro, celebrado en la ciudad de México bajo el auspicio de la unam, de la Sección de Archivos Universitarios y de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas; representantes del Archivo Histórico de la unam, la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, proponíamos la creación en México de una organización de archivos universitarios y de instituciones de educación superior.
El objetivo de esa agrupación, se planteaba entonces, sería coadyuvar en la conservación y difusión del patrimonio documental de los centros de educación superior, mediante la conformación y el desarrollo de una cultura archivística y la creación de un sistema integral de archivos universitarios a nivel nacional.
Se trataba de que los archivistas que integraran ese organismo deberían pugnar, en sus respectivas instituciones, por la implantación de sistemas internos de archivos basados en la concepción del ciclo vital de los documentos y asimismo, en donde no existieran, fomentar la creación de archivos históricos con el fin de resguardar la memoria universitaria en un sentido global, para un mejor conocimiento de los aspectos relacionados con su institución desde una perspectiva histórica.
El organismo que propusimos tendría como misión apoyar las tareas que en ese sentido se realizaran mediante la capacitación, la asesoría especializada y el dictamen colectivo, que se entendería como un aval de las acciones a realizar. Podrían establecerse también comisiones de apoyo a los archivos universitarios, tal vez regionales, que se encargarían de proporcionar ayuda directa en caso necesario.
Pensábamos, tal vez muy ambiciosamente, que ese organismo podría ser el germen de una forma de cooperación aún mayor, internacional, a nivel de Iberoamérica, de una Asociación Iberoamericana de Archivos Universitarios y de Instituciones de Educación Superior, inscrita, por supuesto, a la sección correspondiente del Consejo Internacional de Archivos.
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Para el 11 de abril del siguiente año, nos reunimos en la
Universidad Nacional Autónoma de México, representantes de doce instituciones de
educación superior de la ciudad de México y de algunos estados de la República.
En esa reunión se decidió formar la Red Nacional de Archivos de Instituciones de
Educación Superior (renaies) con
la finalidad de compartir experiencias y realizar acciones comunes en beneficio
de las tareas archivísticas institucionales. Para ese entonces, a las
instituciones proponentes se habían agregado el Instituto Politécnico Nacional y
la Universidad Autónoma del Estado de México. De esta manera, contando las
instituciones convocantes, las que decidieron formar la red fueron las
siguientes:
· Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
· Instituto Politécnico Nacional
· Universidad Autónoma del Estado de México
· Universidad Autónoma de Querétaro
· Universidad Autónoma Metropolitana
· Universidad de Aguascalientes
· Universidad de Guanajuato
· Universidad de Sonora
· Universidad Iberoamericana
· Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo
· Universidad Nacional Autónoma de México
· Universidad Panamericana
Con base en un proyecto de creación, se aprobaron como acciones a realizar en el
corto plazo las siguientes:
· Diagnóstico General de Archivos de Instituciones de Educación Superior
· La i Jornada Archivística. Con una temática específica que pudiera servir como
introducción para crear una base de entendimiento común.
· La Guía de los Archivos de Universidades e Instituciones de Educación
Superior.
Estas acciones se realizarían de manera conjunta entre las instituciones que se
hallaban implicadas, quedando abierta la invitación a cuantas estuvieran
interesadas en colaborar y pertenecer a la Organización. Desde su inicio, se
planteó contar con el apoyo y el espacio difusor de la Asociación de
Universidades e Instituciones de Educación Superior (anuies).
Justificación y bases
de entendimiento común
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ste proyecto nacional lo elaboramos y llevamos a efecto con la idea innegable de que la cooperación incide en una mejor posición de las sociedades; la obtención de mayores y mejores beneficios a través de la conjunción y confluencia de las actitudes.
Consideramos importante no pensarnos como entes aislados, sumergidos en la individualidad y regocijados en las experiencias personales como fruto máximo de la profesión archivística.
Tomamos como objetivo común de nuestras respectivas instituciones en materia de archivos, destacar la importancia de las tareas de conservación, de organización y de difusión del patrimonio documental. Los métodos que nos planteamos para estos trabajos no serían tampoco muy variados y se basarían en la búsqueda de la conservación del sentido orgánico de los grupos documentales, de nuestros archivos para que, de esa manera, estén en posibilidad de proporcionar un servicio integral a la comunidad y se constituyan en la memoria histórica de las instituciones, como un reflejo fiel de su estructura orgánica y de su devenir a lo largo del tiempo.
Planteamos estas cuestiones de tal manera que, en un sentido plenamente archivístico, entendemos a las universidades como centros específicos de concentración de archivos y de documentos de gestión, cuyas responsabilidades se incrementan al considerarse fuentes primarias para la investigación social, para el desarrollo de nuevas y completas visiones sobre la sociedad en sus diversos aspectos.
Bajo esa perspectiva, consideramos que podrían emprenderse acciones conjuntas para permitir la consolidación de la disciplina archivística como un conjunto de conocimientos, que buscan coadyuvar con la sociedad en la obtención de una visión amplia de la misma a través del tiempo y de los distintos niveles de su estructuración administrativa y funcional, así como responder a los requerimientos de información cada vez más urgentes.
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Sabemos que las universidades tienen ante la sociedad, la ineludible responsabilidad de contribuir a la salvaguarda del patrimonio histórico de la nación y aportar los elementos suficientes para dar a los archivos y al quehacer archivístico, un sentido verdaderamente científico, enfocado a la dotación de la organicidad como un elemento sustancial, definitorio a sus fondos o, en su caso, de reconstrucción de ese mismo sentido orgánico que por alguna razón se hubiera perdido en el tiempo. Una necesidad urgente sería resolver la problemática de la falta de un esquema común de entendimiento, de sensibilidad hacia los archivos y sus documentos y buscar una concepción clara y específica que los defina como elementos centrales de la identidad institucional; integrados con documentación acumulada por las distintas dependencias académicas y administrativas y que muestran la estructura, funciones, organicidad y trayectoria de la institución es decir, que se entiendan como un conjunto orgánico.
Partimos también de la idea que la problemática archivística en las universidades y centros de educación superior en México es muy diversa, desde la falta de uniformidad en la concepción de archivo, poca preparación y desinterés del personal que labora en los mismos y de las autoridades responsables, lo que generalmente se traduce en insuficiente asignación de recursos para capacitación y acondicionamiento de muebles e inmuebles, inexistencia de políticas adecuadas de gestión documental y en la regulación de los flujos documentales y de criterios objetivos para evaluar y en su caso, eliminar las series documentales que no reúnan valores suficientes para su conservación permanente.
Es por esta situación, que en mayor o menor grado se presenta en nuestras instituciones, por lo que propusimos integrarnos en un organismo colegiado en el cual participen todas aquellas instituciones interesadas en primera instancia, por establecer mecanismos de cooperación para derivar en un objetivo general que podría ser la implantación, a nivel nacional, de un sistema de archivos de las instituciones de educación superior.
Actividades de la renaies
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on esta visión, la renaies inició sus actividades a través de un grupo coordinador integrado por los representantes de la Universidad Nacional Autónoma de México, la Universidad Autónoma del Estado de México, la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, la Universidad Autónoma Metropolitana, la Universidad de Sonora y la Universidad Iberoamericana.
Siguiendo los objetivos marcados en el proyecto, se ha buscado crear los espacios necesarios para el desarrollo del diálogo y la reflexión conjunta acerca de la tarea archivística y disciplinas afines y auxiliares. Así, la renaies convocó, conjuntamente con el Instituto Politécnico Nacional, en octubre del 2000, a la i Jornada Archivística con el tema: El Ciclo Vital de los Documentos y en febrero del 2002, con la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, a las ii Jornadas Archivísticas, titulada Conciencia y Cultura Archivística. De la gestión a la historia. Por ser más reciente esta última y por considerar que funcionó como un excelente espacio de reflexión y de síntesis del trabajo realizado a la fecha, así como catálogo de lo mucho que queda por hacer, nos detendremos un poco para hablar brevemente de este foro.
En la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, se desarrollaron las jornadas académicas con un total de 30 ponencias dictadas por el personal de archivos de instituciones tales como las universidades de Puebla, Sonora, Estado de México, Chihuahua, Sinaloa, la Autónoma Metropolitana, la Iberoamericana, la Nacional Autónoma de México, así como del Instituto Politécnico Nacional, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, y la Pontificia Universidad Católica del Perú que tuvo a bien acompañarnos a través de una representante.
El objetivo de las jornadas fue analizar los aspectos relevantes de las tareas archivísticas en las universidades e instituciones de educación superior; reflexionar sobre los conceptos, los métodos, las experiencias y las acciones concretas que se han seguido en sus archivos a fin de contribuir en la formación de una conciencia sobre la importancia del resguardo del patrimonio documental en nuestras instituciones y de una cultura archivística a nivel nacional.
Los temas tratados resultaron de suma importancia para el conocimiento de las actividades que se realizan en las diversas instituciones en aras de la conservación, la organización y la difusión del patrimonio documental que en ellas se genera. Entre las conclusiones de las Jornadas se plantearon las siguientes:
· La importancia de la gestión documental como una forma de agilizar el incremento, flujo, conservación, organización y descripción de los documentos que conforman los acervos de las instituciones de educación superior en nuestro país.
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· La importancia de la concepción del archivo como un conjunto orgánico de documentos que guardan relaciones entre sí y que el archivista, como tarea primordial, debe conservar o, en su caso, reconstruir.
· Se presentaron casos concretos de organización documental en fondos y/o series determinados.
· A manera de diagnóstico, se hicieron presentaciones de diversos archivos universitarios, lo que nos permitió analizar la situación existente en los diversos centros de educación superior.
· Se habló de la relación archivo-usuario y por tanto, de las funciones esenciales de la archivística así como del papel de los archivos en el contexto cultural y su función social.
· Se destacó la necesidad de una profesionalización y capacitación archivística que deberá ser más integral e interdisciplinaria, con mucho énfasis en la formación histórica.
· Se trató el tema de las herramientas tecnológicas, su aprovechamiento por parte de los archivistas y algunas experiencias concretas y criterios con que se han abordado estos temas en nuestras instituciones.
De las exposiciones y de la participación de los asistentes, surgió una serie de tareas pendientes que se deberán abordar bajo la coordinación de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior. Algunas de estas tareas son las siguientes:
· Continuar con el diagnóstico de archivos de las instituciones de educación superior, como una forma de obtener los elementos suficientes y veraces para asumir las tareas de acuerdo con las necesidades y las posibilidades de las instituciones involucradas.
· Promover el rescate de los archivos de las instituciones de educación superior a fin de evitar en lo posible, la pérdida de documentos que testimonian el desarrollo de esas instituciones en sus diversos aspectos.
· Proponer y promover un sistema de archivos para las instituciones de educación superior que ofrezca, dadas las semejantes características de las mismas, posibilidades de normar y normalizar el trabajo archivístico en sus diversos procesos y etapas.
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· Como parte de lo anterior, se analizó la posibilidad de crear un cuadro único de clasificación para nuestras instituciones, que permita homogeneizar las tareas de organización documental y optimizar la concepción orgánica de los archivos a través del respeto a la procedencia y al orden original de los documentos.
· Es necesario continuar fomentando la investigación tanto histórica como archivística, de tal forma que los archivos sigan siendo las fuentes fundamentales para el conocimiento del pasado en sus múltiples aspectos.
· De esto se desprende también, la necesidad de una formación archivística integral con una capacitación interdisciplinaria y que lleve a la profesionalización, en su sentido más amplio, de nuestros archivistas.
· Avanzar en las tareas de automatización, de manera en lo posible homogénea,
a partir de los conceptos archivísticos para el aprovechamiento de las
herramientas computacionales.
En marzo del 2003 las iii Jornadas
se realizaron con la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, en la
ciudad de Morelia. La temática en aquella ocasión fue: Las instituciones de
educación superior y la problemática archivística, misma que se desarrolló
mediante tres cursos talleres impartidos por archivistas del Archivo Histórico
de la unam y del Archivo General
de la Nación. El tema abordado por estos últimos fue el de la "Ley Federal de
Transparencia y acceso a la información publica gubernamental" aprobada el 11 de
junio del 2002 y que ya empezaba a causar inquietud en los círculos de la
administración pública y de los archivistas nacionales.
Del 24 al 27 de marzo del 2004, se llevaron a cabo las iv Jornadas Archivísticas de la renaies convocadas por la Universidad de Sonora en la ciudad de Hermosillo. El tema central, en esa ocasión fue el de La Archivística: naturaleza y objeto y los objetivos fueron, analizar la temática que en torno a nuestra profesión se desarrolla para contribuir a la construcción de la Archivística como ciencia aplicada a los archivos y coadyuvar en el proceso que requiere la Archivística para afianzarse como una forma de conocimiento, a través de una metodología sobre la que construye su condición científica y de planteamientos teóricos que resuelvan los cuestionamientos de una sociedad en continuo desarrollo.
La aceptación a las Jornadas de la Red por parte de la comunidad archivística
nacional, ha sido siempre muy favorable pues el aval que les otorga a las
instituciones de educación superior la actividad académica, hace de éstas en
materia de archivos, un referente obligado.
Además de las Jornadas, la renaies,
como se fijó en su proyecto de integración, ha venido elaborando un diagnóstico
sobre la situación que guardan los archivos universitarios en México. Este diagnóstico
tiene como objetivo analizar la situación real de los archivos de estas
instituciones para plantear propuestas de solución y programas aplicables en
beneficio del patrimonio documental que en ellos se resguarda. Este diagnóstico
se viene realizando a través de un cuestionario que hemos titulado Registro de
Archivos de las Instituciones de Educación Superior, mismo que pusimos en la
página electrónica de la anuies y
enviado por correo a más de 100 universidades, bajo la coordinación de la Universidad
de Sonora.
A la fecha se sigue trabajando en el diagnóstico, integrando la información
sobre archivos de otras universidades e instituciones educativas; esperamos en
breve tener un resultado lo suficientemente representativo como para establecer
programas acordes con las necesidades y realidades específicas de nuestras
instituciones.
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Otra de las tareas que también nos fijamos como organización fue la de buscar y establecer los mecanismos necesarios para difundir la riqueza de los acervos universitarios y las tareas que el organismo desarrolle en pro de la cultura archivística en nuestro país. Como parte de este planteamiento, se decidió la publicación conjunta entre la unam y la buap del Manual de Procedimientos Técnicos de Archivos de Universidades e Instituciones de Educación Superior, elaborado por académicos de la unam y que consideramos, puede contribuir a la normalización y homogeneización, entre nuestras instituciones, de las técnicas, procedimientos, conceptos y términos utilizados en las tareas propias de la archivística como la identificación, la valoración, la organización y la descripción, la conservación, la restauración y la reprografía.
También está a punto de publicarse por parte de la
buap, una selección de las
ponencias presentadas en la ii Jornada Archivística, como una forma de difundir
lo que se hace y el cómo se hace, lo que se tiene y el cómo se tiene.
Esta selección de los trabajos presentados se publicó en octubre del 2002 con el
título de las Jornadas: Conciencia y cultura archivística.
Para el siguiente año se publicó un tercer libro, en coedición de la
buap y la
renaies, titulado La Archivística
en México, de la maestra María Estela Islas del Instituto Politécnico Nacional.
Finalmente, en cuanto a publicaciones se refiere, el año pasado, de igual manera la buap y renaies coeditaron el libro La archivística y las nuevas tecnologías: reflexiones y experiencias, coordinado por quien esto escribe y que consta de una serie de textos en los que se exponen los retos que nos imponen las nuevas tecnologías y la forma en que se han venido afrontando por parte de diversas instituciones nacionales.
Estos cuatro títulos publicados a la fecha, constituyen la serie
editorial Formación archivística a través de la cual, la Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla y la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación
Superior, contribuyen a la formación de esa conciencia y esa cultura
archivística tan necesarias en nuestro país. El acervo bibliográfico mencionado,
constituye ya una referencia obligada para los estudiosos e interesados en la
archivística.
También se ha trabajado ya, conjuntamente, en los aspectos de la asesoría y la
capacitación al personal de los archivos pertenecientes a la agrupación; estamos
promoviendo un curso a través de la
anuies, para capacitar a todo el personal que tenga algo que ver con los
archivos y con la forma de organizar sus documentos así como dar servicio de los
mismos.
Propuesta
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onsideramos que los avances en materia de cooperación archivística en México se están dando y por supuesto, los que presentamos no son los únicos; hablamos también del Sistema Nacional de Archivos con sus diferentes secciones, dentro del cual estamos inscritos como parte de lo correspondiente a archivos de instituciones de educación superior. Estamos convencidos de que las actividades que como red venimos realizando, tienen el sustento académico que la profesión requiere y el aval moral e intelectual del que las universidades gozan dentro de la sociedad.
Esto mismo, y los pocos o muchos avances que hemos tenido a partir de nuestra unión, nos hacen pensar en la necesidad y en la posibilidad de fijar nuestra mirada hacia horizontes más amplios. Nos hacen ver que otros países de habla hispana tienen experiencias similares, nos hacen ver que gracias a la capacidad de convocatoria de algunas personas e instituciones, se pueden lograr reuniones como esta o como la ocurrida en junio en la ciudad de Temuco, en Chile.
Y aún más, nos hacen pensar en las ventajas de unir esfuerzos, de buscar consensos, de aprovechar las energías de todos en beneficio de todos a través de una mejor distribución de las mismas; en fin, de sacar los mejores provechos de un esfuerzo colectivo en aras de un objetivo común que bien podría ser la protección y la conservación del patrimonio documental de nuestras respectivas instituciones así como su tratamiento adecuado en pro del desarrollo de una cultura archivística a nivel iberoamericano.
Por esto y por más razones que seguramente juntos aumentaríamos, es que nos permitimos aprovechar este foro para proponer la creación de una Red Iberoamericana de Archivos de Universidades e Instituciones de Educación Superior, conformada en primera instancia por las instituciones aquí representadas e inscrita a la Sección de Archivos Universitarios y de Instituciones de Investigación del Consejo Internacional de Archivos.
Precisamente para que esta organización surja de manera un tanto natural, como parte de los trabajos de esta ii Reunión Iberoamericana de Archivos Universitarios, no quisimos en la presente ponencia, dar lineamientos, ni objetivos, ni formas posibles de organización, ni posibles actividades a realizar, ni un sustento teórico, ni siquiera una propuesta de denominación formal, definir todo esto, creemos, serían las primeras acciones.
Realmente estamos convencidos de las bondades de la unión, de la unidad, lo hemos sentido en nosotros mismos y en nuestras instituciones, en nuestros archivos, en la forma de abordar los problemas que se nos presentan, en la forma de concebir nuestros conjuntos documentales, en la forma de apropiarnos de nuestra profesión y, sobre todo, en el hecho de sentirnos parte de una comunidad con objetivos, con sustentos teóricos, con métodos, con una identidad que va más allá de nuestra propia institución y que ahora, si así lo decidimos, podría rebasar las fronteras que bien pueden limitar los territorios, no así las voluntades.
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En lo que respecta a la propuesta que se presentó en la ponencia, podemos decir que durante el presente año, se llevó el ii Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios cuya primera edición se realizó en el año de 2002 en la ciudad de Temuco, Chile. En esta ocasión, el congreso fue convocado por la Universidad del Pacífico en la ciudad de Lima, Perú y se avanzó en cuanto a la posibilidad de ampliar los horizontes archivísticos y a la necesidad de estrechar vínculos entre los profesionales de archivos a nivel iberoamericano. Se pidió a los representantes de México que el iii Congreso se realice en nuestro país y que se discuta de manera más formal la posibilidad de crear una organización de archivistas universitarios a nivel iberoamericano. Esperamos que la renaies tome en sus manos esa propuesta y la haga efectiva.
Para finalizar, diremos que en esta ocasión, las v Jornadas se convocan por parte de la Asociación Nacional de Instituciones de Educación Superior y en sus propias instalaciones. Sabemos la importancia que esto representa así como la responsabilidad y el reto tan grande que tiene nuestra organización. La temática no puede ser más actual, Las instituciones de educación superior y la transparencia y acceso a la información: la problemática archivística.
La transparencia es, sin duda, uno de los mecanismos imprescindibles de las sociedades democráticas ya que activa la eficiencia de la gestión gubernamental a partir de la efectiva aplicación del derecho a la información que los ciudadanos tienen como parte misma de su ser social.
Estamos sin duda alguna, ante un momento inmejorable para dar a la profesión archivística un reconocimiento social basado en la adopción de los criterios y políticas necesarios para la aplicación correcta de la ley, y por consiguiente, plantear a la sociedad la importancia de los archivos como sustento de la administración y como parte de la memoria colectiva de las sociedades.
Es por eso que el Archivo Histórico de la
buap saluda a través de Tiempo
Universitario, a las v Jornadas Archivísticas de la
renaies y hace votos porque de sus
trabajos surjan los elementos suficientes para dar a los archivos y a la memoria
que resguardan, la importancia que merecen en nuestra sociedad ávida de claridad
y transparencia.
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Gustavo Villanueva Bazán es maestro en Historia; ha impartido clases de
paleografía y archivística, es colaborador en publicaciones como Teoría y
Practica Archivística i y
ii, Manual de Procedimientos
Técnicos de la unam. Asesor de
diversas dependencias universitarias como extrauniversitarias en cuestiones de
organización y descripción de archivos históricos y administrativas, ha
participado en los procesos de clasificación, organización y descripción de
documentos de varias dependencias.
** Ponencia presentada en el ii Encuentro Iberoamericano de Archivos Universitarios, 3-4 de septiembre de 2002. Celebrado en Lima, Perú.
| Comentarios y
Sugerencias: Tiempo Universitario es una publicación del Archivo Histórico Universitario de la Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla
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e-mail: tiempo@siu.buap.mx 
